Do, 23.04.2020 3 Minuten zu lesen

Was ist ein Ablaufplan und wozu dient er?

Ein Ablaufplan umfasst die Visualisierung aller Schritte, die notwendig sind, um ein spezifisches Ziel zu erreichen. Beispielhaft dafür ist die erfolgreiche Fertigstellung eines Projektes oder das Durchführen eines Audits.

In der DIN 66001 finden sich die genormten Symbole für die grafischen Darstellungen wie sie in der Prozessdokumentation vorkommen. 

Folgende Empfehlungen gibt es für einen erfolgreichen Ablaufplan

  • Planen Sie das Projekt realitätsnahund zusammen mit allen 
  • Definieren Sie die Zieledes Projektes, ggf. unterteilt in Muss-, Soll- und Kann-Ziele. 
  • UnterteilenSie das Projekt in Phasen wie Vorbereitung, Durchführung, Lieferung und Projektabschluss und definieren Sie entsprechende Meilensteine. 
  • Benennen Sie Verantwortliche für die einzelnen Arbeitspakete und planen Sie Puffer ein. 
  • Kontrollieren, justieren und aktualisieren Sie den Ablaufplan regelmäßig.

Der Begriff des Ablaufplans findet in der DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 5: Begriffe" Erwähnung. Dort wird der Ablaufplan nicht im Sinne eines genau definierten Terminplans charakterisiert, sondern lediglich als "Übersicht". Sodass der sachliche Ablauf Vorrang vor dem zeitlichen Ablauf hat. Weiterhin sagt die DIN aus, dass der Ablaufplan das Ziel des Projektes, die Realisierungsbedingungen und die geplanten Ergebnisse einschließt. 

Die DIN stellt es dem Anwender allerdings frei, auf welche Weise der Ablaufplan eine derartige Übersicht liefert. Selbstverständlich ist dabei, dass der geplante Ablauf das gesetzte Ziel und die Rahmenbedingungen nicht nur berücksichtigt, sondern von diesen sogar determiniert wird. Als kritisch angesehen werden kann, dass die Norm nicht den zeitlichen Ablauf zum primären Ordnungskriterium macht. 

Außerdem definiert die DIN 609901-5:2009 den Begriff der "Ablaufstruktur" als eine "Darstellung der Elemente … eines Ablaufes …". Demnach sind alle Darstellungen eines Ablaufplans „Ablaufstrukturen“. Auf Grund der verschiedenen Strukturen, mit welchen ein und derselbe Ablauf dargestellt werden kann, kann der Ablaufplan als Menge aller Ablaufstrukturen verstanden werden. In der praktischen Anwendung ist der Begriff selbst kaum von Relevanz, da direkt die jeweiligen Pläne und Formen der Darstellung benannt werden. 

Abb. 1: Verschiedene Visualisierungsformen eines Ablaufplans 

Verschiedene Visualisierungsformen eines Ablaufplans