Dokumentierte Informationen im Energiemanagement
Di, 14.04.2020 3 Minuten zu lesen

Wie setzten sich dokumentierte Informationen zusammen?

Dokumentierte Informationen setzten sich aus zwei Bestandteilen, der Vorgabedokumente und der Nachweisdokumente zusammen. Es ist wichtig, das die Dokumentation lesbar, identifizierbar, rückverfolgbar und leicht aufzufinden ist.

Alternativ wurden die dokumentierten Informationen in der revidierten ISO 50001 als „Dokumentation“ bezeichnet. Dokumentierte Informationen setzten sich aus zwei Bestandteilen zusammen: Dazu gehören die Vorgabedokumente, diese müssen aufrechterhalten werden, und die Nachweisdokumente, diese müssen aufbewahrt werden. Dokumentierte Informationen werden in allen Abschnitten der Norm gefordert und sind von den Verantwortlichen zu lenken. Darüber hinaus darf das Unternehmen selbstverständlich selbst entscheiden, welche Informationen außerdem zu dokumentieren sind. 

Abb. 1: Dokumentation – Ablaufschema 

Ablaufschema der Dokumentation

Es sollte für das Energiemanagement eine allgemeine Systeminformation in Form eines Energiemanagementhandbuchs erstellt werden. Dieses kann auch in andere Managementhandbücher eingebunden sein. Der Zusammenhang zwischen den Aktivitäten des Energiemanagementsystems, den Unternehmensprozessen und den sonstigen Systemen des Unternehmens muss deutlich erkennbar sein. Für den Leser des Handbuchs muss zu jeder Zeit nachvollziehbar sein, wo er detaillierte Informationen über die einzelnen Elemente des EnMS finden kann. 

Beispielhaft sind hier zu nennen: 

  • Energiepolitik sowiedie strategischen und operativen Energieziele 
  • Wesentliche Energieaspekte (Überprüfungsergebnisse etc.)
  • Arbeitsanweisungen
  • Prozessbeschreibungen, Prozessabläufe
  • Organisationspläne (Schulungsplan, Kommunikationsplan, Auditplan etc.)
  • Aufzeichnungen
  • Technische Dokumentationen
  • Checklisten

Der Umfang der Dokumentation eines EnMS ist von folgenden Faktoren abhängig: 

  • Art  und  Größe  des Unternehmens
  • Tätigkeiten, Waren  oder  Dienstleistungen
  • Gesamtkomplexität des Prozesses 
  • Zusammenspiel  von Unternehmensprozessen
  • Fähigkeit des  Personals

Die Ablage der Dokumentation kann dezentral oder zentral erfolgen. Entscheidend ist, dass die Dokumentationen lesbar, identifizierbar, rückverfolgbar und leicht auffindbar sind. Für eine zentrale Ablage spricht, dass bei einer Überarbeitung und/oder Aktualisierung des Dokuments dieses zentral ausgetauscht werden kann und sichergestellt ist, dass es jeweils in der neuesten Fassung vorliegt. Die Vergabe einer eindeutigen ID macht Dokumente identifizierbar und rückverfolgbar.

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