Mo, 12.10.2020 7 Minuten zu lesen

ISO 50001 - Teil 13: Was sollte dokumentiert werden?

Unsere Serie zur ISO 50001:2018: Die Energienorm verstehen und effektiv umsetzen.

Der Abschnitt 7.5 der Energienorm widmet sich ganz dem Thema der dokumentierten Informationen. Da dies gerade für die Zertifizierung ein sehr wichtiger Aspekt ist, haben wir für diesen Themenbereich einen Artikel mit der Fragestellung, was alles dokumentiert werden sollte, verfasst.

Vorab lässt sich sagen, dass die wichtigsten Regelungen zum Energiemanagementsystem schriftlich festzuhalten sind. Andere, nicht so bedeutende Regelungen, können im Umkehrschluss mündlich dokumentiert werden. Die Norm gibt ebenfalls vor, welche Dokumente zu den wichtigsten Regelungen zählen und welche nicht. Allerdings sollten sich die Verantwortlichen nicht nur ausschließlich auf die eingeforderten Dokumente konzentrieren, sondern viel mehr diejenigen Informationen dokumentieren, die für die Steuerung des Unternehmens und dessen Prozesse wichtig sind. Die Norm verfolgt bei diesem Thema die Zielsetzung, dass die Dokumentation für kleine, mittlere und große Unternehmen individuell angepasst werden kann und gleichzeitig relevant und nützlich für die Prozessdurchführung ist. Daher kann der Umfang der Dokumentation je nach Größe und Branchenzugehörigkeit auch sehr unterschiedlich sein.

Tipp: Nutzen Sie von Anfang an eine umfassende Software zur Dokumentation Ihres Energiemanagements. Dabei sollten Sie drauf achten, dass sich auch Prozess- sowie Ereignisdaten speichern lassen. Bei Eco²lot ist für diesen Zweck extra ein Inhaltsverwaltungssystem integriert worden.

Grundsätzlich differenziert die Norm zwischen Informationen, die aufrechterhalten und Informationen, die aufbewahrt werden oder aber, die beides erfüllen müssen. Mit Aufrechterhalten ist gemeint, dass die Informationen verfügbar sein müssen, solange diese benötigt werden. Also beispielsweise Dokumente zur Steuerung von Tätigkeiten oder zur Hilfestellung für die Beschäftigten. Die Aufbewahrung dagegen umschreibt das Archivieren von Dokumenten. Diese werden entsprechend als Nachweis für die erbrachte Tätigkeit gebraucht. In früheren Versionen der Energienorm wurde dies als „Aufzeichnungen aufrechterhalten“ deklariert.

Wie die Dokumente erstellt werden, hängt unmittelbar mit den Managementaufgaben zusammen. Diesen Prozess stellt die nachfolgende Abbildung anschaulich dar.

Zu den Informationen, die lediglich aufrechterhalten werden müssen, zählen sämtliche Dokumente, die für das Energiemanagementsystem notwendig sind. Dazu gehört die Energiepolitik, die Energieziele sowie die Planung zu deren Erreichung, der Anwendungsbereich sowie die Grenzen des Energiemanagementsystems, die Verfahren sowie Kriterien der energetischen Bewertung, die Verfahren zur Ermittlung der Energieleistungskennzahlen und Informationen bezüglich der betrieblichen Planung und Steuerung. Der Umfang der jeweiligen Dokumentation ist immer abhängig von dem Verwendungszweck, der Unternehmenskultur, der Qualifizierung der Beschäftigten, der Größe des Betriebs, der Komplexität und Intensität der Aufgaben, das Belegwesen für Haftungsfälle oder behördliche Anordnungen und zuletzt der Zertifizierung für die Energienorm DIN EN ISO 50001.

Weiterhin gibt es Informationen, bei welchen die Verantwortlichen selbst entscheiden können, ob diese für das Energiemanagement hilfreich sind und daher dokumentiert werden sollten. Dazu gehören unter anderem Folgende:

  • Messpläne
  • Strategische Pläne
  • Protokolle von Besprechungen und Meetings
  • Formulare, Checklisten und Vorlagen
  • Prozesse und Verfahren
  • Handbücher
  • Anweisungen und Anleitungen für Arbeiten und Messungen
  • Technische Beschreibungen
  • Organigramme und Stellenbeschreibungen

Und abschließend gibt es die zu dokumentierenden Informationen, die gemäß der Energienorm zwingend vorhanden und archiviert werden müssen:

  • Ziele, Energieziele und Aktionspläne (Normabschnitt 6.2)
  • Ergebnisse der energetischen Bewertung (6.3)
  • Werte der Energieleistungskennzahlen (6.4)
  • Daten zur energetischen Ausgangsbasis (6.5)
  • Energiebezogene Daten (6.6)
  • Nachweise für die Kompetenz von Mitarbeitern (7.2)
  • Ergebnisse der energetischen Auslegung (8.2)
  • Untersuchungsergebnisse und Reaktion auf wesentliche Abweichungen der energiebezogenen Leistung (9.1.1)
  • Nachweise der Ergebnisse aus Überwachung und Messung (9.1.1)
  • Ergebnisse der Bewertung der Einhaltung von rechtlichen Vorschriften und aller ergriffener Maßnahmen (9.1.2)
  • Nachweise für die Umsetzung des Auditprogramms und die Auditergebnisse (9.2)
  • Nachweis für die Ergebnisse der Managementbewertung (9.3)
  • Nachweise für die Fehlerart, die getroffenen Maßnahmen und die Ergebnisse der Korrekturmaßnahmen (10.1)

Somit ist nun klar, welche Informationen zu dokumentieren sind. Aber wie kann ebenfalls sichergestellt werden, dass diese Informationen nicht nur im Schrank oder im Keller aufbewahrt werden, sondern, dass dieses Wissen auch im Betrieb vorhanden und täglich eingesetzt wird. Dieser Fragestellung widmet sich der nächste Artikel unserer Serie zur Energienorm DIN EN ISO 50001:2018.